Pago de la prima de servicios: fechas, cálculo, consecuencias por incumplimiento

¿Qué es la prima de servicios?

La prima de servicios es una prestación social, aunque no esté destinada a cubrir un riesgo en particular, que consiste en el pago de treinta (30) días de salario por año trabajado, y reviste una especial importancia económica para los trabajadores en la medida en que representa un ingreso adicional, que se percibe a mitad y a final de año, con lo cual la prima de servicios “cumple parcialmente la función que en la legislación anterior podía tener la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa”[1], que es precisamente el concepto en cuyo reemplazo se estableció esta prestación, como se señalaba en el texto original del artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo (CST).

De acuerdo con el artículo 306 del CST la prima de servicios consiste en el pago de treinta (30) días de salario por año, el cual se reconocerá en dos pagos, la mitad máximo el 30 de junio y la otra mitad a más tardar dentro de los primeros veinte días de diciembre, y su reconocimiento se hará de forma proporcional al tiempo trabajado, de forma que si el trabajador se retira antes de estos cortes, el empleador debe pagar la prima de forma proporcional al tiempo laborado, dentro de la liquidación del contrato de trabajo.

Finalmente, es importante tener en cuenta que el artículo 307 del CST indica expresamente que la prima de servicios no es salario, ni se computa como factor salarial en ningún caso.

Cálculo de la prima

El método para realizar el cálculo de la prima consiste en multiplicar el salario mensual por los días efectivamente trabajados en el semestre y dividir el resultado entre 360. A modo de ejemplo, si un trabajador devenga $1.500.000 mensuales, y ha trabajado durante un semestre completo (180 días), su prima será el producto de $1.500.000 multiplicado por 180, dividido entre 360, lo que da un valor de $750.000.

Debemos resaltar que, en el caso de los trabajadores que perciben auxilio legal de transporte (aquellos devenguen hasta dos SMMLV), el valor de este auxilio se incluye dentro de la base de cálculo de la prima de servicios. Así mismo, para efectos del cálculo del salario base para liquidar la prima, se debe tener en cuenta el valor de los pagos hechos por concepto de horas extra y de los recargos por trabajo nocturno o en dominicales.

Por otro lado, en el caso de los trabajadores que perciben un salario variable para efectos de calcular la prima de servicios se debe tomar el promedio de lo que ha devengado el trabajador en el semestre respectivo, lo que también aplica en el caso de trabajadores que no tengan un salario variable pero que, por haber recibido pagos por horas extra o recargos por trabajo nocturno o en dominicales, hayan tenido una variación en sus ingresos durante el semestre en cuestión.

Consecuencias del incumplimiento

Aunque el Código Sustantivo del Trabajo no establece una sanción específica por el no pago de la prima, el empleador puede enfrentar investigaciones por parte del Ministerio del Trabajo, que podría imponerle sanciones económicas y administrativas[2]. Por otro lado, puede aplicarse lo señalado por el artículo 65 del CST[3]. Según esta norma, en los casos en los que, a la terminación del contrato de trabajo, el empleador no pague al trabajador los salarios y prestaciones debidos, debe pagar la indemnización por falta de pago, equivalente a un día de salario por cada día de retraso en el pago. Cabe resaltar que, para que se ordene el pago de esta indemnización, es necesario que se verifique la mala fe por parte del empleador.[4]

Recomendaciones para los empleadores frente al pago de la prima de servicios

1. Planificar el pago con anticipación: El pago de la prima debe hacerse en dos fechas fijas: antes del 30 de junio y dentro de los primeros veinte días de diciembre. Es recomendable realizar una planeación financiera que permita cumplir con esta obligación sin afectar el flujo de caja de la empresa.

2. Llevar un registro claro y actualizado de la nómina: Contar con registros detallados sobre los salarios, auxilios, horas extra y recargos permite calcular correctamente la prima de cada trabajador y evitar errores que puedan generar conflictos o sanciones.

3. Incluir todos los factores salariales pertinentes: Es fundamental tener en cuenta todos los elementos que integran la base para el cálculo de la prima, incluyendo el auxilio de transporte (cuando aplique) y los pagos variables como horas extra y recargos, para evitar omisiones que puedan ser interpretadas como un incumplimiento.

4. Cumplir con la proporcionalidad en caso de retiro: Si un trabajador se retira antes de las fechas previstas para el pago, se debe liquidar la prima proporcionalmente al tiempo trabajado y entregarla junto con la liquidación final, para evitar sanciones e incluso acciones judiciales.

5. Mantener un registro de estos pagos: Es importante dejar constancia de estos pagos, en la medida en que ello puede prevenir riesgos frente a reclamaciones futuras por falta de pago o por pagos incompletos.

Conclusiones

La prima de servicios es una obligación legal que tiene un impacto significativo tanto para los trabajadores como para las empresas. Representa un ingreso adicional importante para el trabajador y, al mismo tiempo, exige a los empleadores una adecuada planificación financiera y administrativa para su pago oportuno.

El desconocimiento o la omisión en el cumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones y deteriorar la relación laboral. Por ello, el cumplimiento riguroso del marco normativo no solo protege a las empresas frente a eventuales contingencias legales, sino que también refuerza un ambiente laboral justo y respetuoso de los derechos de los trabajadores.

[1] Valdés Sánchez, G. G. (2019). Derecho Laboral Individual. Bogotá: Legis. Pag. 367

[2] Artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo

[3] Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Sentencia SL1067 de 2020 (Radicado 66279).

[4] Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Sentencia del 24 de abril de 2012, radicado 38355)